Waarom ChatGPT je bedrijf steeds vergeet

Je opent een nieuwe chat en typt: schrijf een antwoord aan een klant die een kapotte lamp wil terugsturen. Je krijgt een net antwoord. Alleen klopt het niet. Jullie vragen eerst om een foto, de kapotte lamp hoeft niet terug en je spreekt klanten aan met je, niet met u. Dus leg je het uit. Volgende week, in een nieuwe chat, leg je het opnieuw uit.

Bijna iedereen die ChatGPT of Claude voor zijn werk gebruikt, loopt hier tegenaan. Het voelt alsof de AI niet oplet. Maar het ligt niet aan de AI en ook niet aan jou. Het ligt aan hoe een chat werkt.

Een chat is een kladblok, geen collega

Een taalmodel leert niet van jouw gesprekken. Wat je hem vandaag vertelt, verandert niets aan hoe hij morgen in een nieuwe chat reageert. Elke chat begint met alleen wat er in die chat staat: jouw vraag, en wat je er zelf bij hebt geplakt.

Binnen één lange chat gaat het ook mis. Een AI kan maar een bepaalde hoeveelheid tekst tegelijk overzien. Wordt het gesprek lang, dan raakt wat je aan het begin uitlegde naar de achtergrond. Daarom lijkt hij na een uur ineens je afspraken te vergeten.

Zie een losse chat dus als een kladblok. Handig voor één klus. Maar je zou een nieuwe medewerker ook niet elke ochtend een leeg kladblok geven en hopen dat hij je bedrijf kent.

Het geheugen helpt, maar lost het niet op

ChatGPT en Claude hebben allebei een vorm van geheugen. Dat onthoudt losse dingen over jou: je naam, je vak, dat je graag korte antwoorden wilt. Je kunt het inzien en aanpassen. Fijn, maar het is een verzameling losse notities die de AI grotendeels zelf kiest.

Je retourbeleid, je prijslijst met staffels, de manier waarop je een offerte opbouwt: dat soort dingen wil je niet aan het toeval overlaten. Die wil je één keer goed vastleggen, op een plek die je zelf beheert.

Wat wel werkt: één vaste plek die hij eerst leest

Leg je bedrijf vast in een map met gewone bestanden die van jou is: op je eigen computer of in je eigen beveiligde online opslag. Je ChatGPT of Claude leest die map voordat hij antwoordt. De makkelijkste start zijn de projecten in ChatGPT en Claude: daar zet je instructies en bestanden neer die meegaan met elke chat in dat project. De AI leest eerst je bedrijf, en dan pas je vraag.

Het verschil merk je meteen. Dezelfde vraag over die kapotte lamp levert nu een antwoord op dat om een foto vraagt, binnen de garantie een nieuwe lamp aanbiedt en klinkt zoals jij klinkt. De AI is niet slimmer geworden. Hij weet nu met wie hij werkt.

Wat er op die plek hoort

Begin niet met alles. Begin met wat je het vaakst opnieuw uitlegt. Bij de meeste ondernemers is dat dit:

• Wie je bent en wat je verkoopt. In een paar zinnen, zoals je het aan een nieuwe collega zou vertellen.
• Je klanten. Wie zijn het, wat willen ze meestal, waar lopen ze tegenaan.
• Je prijzen en voorwaarden. De actuele versie, met de uitzonderingen die je in je hoofd hebt.
• Hoe je dingen doet. Retouren, offertes, klachten, de volgorde waarin je iets afhandelt.
• Hoe je klinkt. Je of u, kort of uitgebreid, welke woorden je nooit gebruikt.
• Afspraken. Wat je eerder hebt rechtgezet en wat voortaan zo moet.

Maak van elke correctie een afspraak

Corrigeer je de AI in een losse chat, dan is die correctie weg zodra je de chat sluit. Op een vaste plek kun je hem bewaren. Zegt de AI een keer "u" tegen een klant, dan schrijf je erbij: we spreken klanten altijd aan met je. Vanaf dat moment klopt het, in elke chat.

Zo wordt je AI elke week een beetje beter. Het model blijft hetzelfde, jouw afspraken groeien. Na een paar weken hoef je steeds minder te verbeteren.

Houd het bij door te typen

Een vaste plek is pas waardevol als hij klopt. Verandert je prijslijst, dan zet je de nieuwe erin en zeg je dat die vanaf nu geldt. Ga je anders om met retouren, dan pas je die ene afspraak aan. Daar hoef je geen tool voor te leren. Je typt wat er verandert, en je kunt de AI zelfs vragen om het voor je bij te werken.

Een handige gewoonte: als je merkt dat je iets voor de tweede keer uitlegt, hoort het op de vaste plek. Die ene regel voorkomt de meeste herhaling.

Zo begin je vandaag

1. Maak een project aan in ChatGPT of Claude, voor je bedrijf of voor één type werk, zoals klantenservice.
2. Schrijf in de instructies in een paar alinea's wie je bent, wie je klanten zijn en hoe je klinkt.
3. Voeg je actuele prijslijst en voorwaarden toe als bestand.
4. Stel je volgende vraag in dat project, en zet elke correctie er meteen bij als afspraak.

Het meeste werk zit in je bedrijf uit je hoofd krijgen. De dingen die jij vanzelfsprekend vindt, zijn precies wat de AI mist. Neem daar rustig de tijd voor, of laat je erbij helpen door iemand die de goede vragen stelt.