Doet een app die je al hebt het al?

Je hebt een lijstje gemaakt van wat AI voor je webshop moet gaan doen. Klanten die geen review achterlaten een herinnering sturen. Je voorraad gelijk houden tussen je webshop en je magazijn. Een bericht sturen als een product terug op voorraad is. Je ziet het al voor je: een assistent die dat allemaal voor je oppakt.

Eén vraag staat meestal niet op dat lijstje. Doet een app die je al hebt, en al betaalt, dit niet allang? Dat je die vraag overslaat, ligt niet aan jou. Een app installeer je voor één probleem. Daarna vergeet je wat hij nog meer kan. Na een paar jaar weet niemand meer precies wat er allemaal in je winkel draait.

Bouwen of aanzetten?

Voordat ik voor iemand iets automatiseer, stel ik eerst die ene vraag: moeten we dit bouwen, of kunnen we iets aanzetten? Doet een dienst die je al hebt het, of kan hij het met een instelling, dan is die dienst goed instellen bijna altijd de betere keuze.

Daar zijn drie redenen voor. Het is er al, dus je betaalt niet dubbel. Het wordt onderhouden door een bedrijf dat er zijn werk van maakt. En het zit al vast aan het lastigste deel: je bestellingen, je klanten of je bank. Precies dat deel is het moeilijkst om zelf betrouwbaar te krijgen. Soms is de slimste automatisering een vinkje in software die je al hebt.

De goedkoopste check die er is

Een webshop die ik hielp, stuurde op mijn vraag één screenshot van zijn geïnstalleerde apps. Het waren er ruim twintig. Hij zei zelf dat hij ze niet allemaal gebruikte.

Op dat ene beeld stond al een vraag die we anders gemist hadden. Op zijn lijst stond voorraad gelijk houden tussen twee systemen, en een van de apps was een app die voorraad synchroniseert. Die klus kreeg daarom een vaste eerste stap: kijken wat die app al doet, voordat er iets gebouwd wordt. Er stonden ook twee apps die hetzelfde deden: allebei stuurden ze klanten een bericht als iets terug op voorraad was.

Dat screenshot is de goedkoopste check die er is. Het kost je een minuut. Op een platform als Shopify staat die lijst in je beheeromgeving, net als de app-winkel waar al die apps vandaan komen. Dat platform heeft daarnaast een eigen app voor vaste regels: als er dit gebeurt in je winkel, doe dan dat. Ook die is het bekijken waard voordat je iets laat bouwen.

Weet waar je tool ophoudt

Dezelfde webshop wilde klanten die geen review achterlieten een herinnering sturen. Zijn reviewtool stuurde zelf uitnodigingen na een bestelling. Alleen dekte het gratis pakket vijftig uitnodigingen per maand, bij bijna tweehonderd bestellingen. Het grootste deel van zijn klanten kreeg dus nooit de vraag.

Toen werd het een rekensom: het betaalde pakket van de reviewtool, of de uitnodigingen en een herinnering zelf laten klaarzetten. Hij koos het laatste. Hij wist wat zijn tool kon en waar het ophield, en koos pas daarna.

Die volgorde is de les. Zoek eerst uit wat je huidige tool doet, ook in het pakket erboven. Bepaal dan pas wat er overblijft om te bouwen.

Het werkt overal zo

Dezelfde vraag kwam bij andere bedrijven ook als eerste op tafel:

• Je boekhoudpakket. Veel pakketten sturen zelf een betaalherinnering na de vervaldatum en lezen je bankrekening al in. Dat zet je aan. Je bouwt het niet na.
• Een sportschool. De ledensoftware kan zelf leads opvolgen en herinneringen sturen. Alleen wat daarna nog ontbreekt, wordt bouwwerk.
• Een fysiopraktijk. Een afspraak verzetten kostte zes stappen. De eerste vraag was of de software van de praktijk dat zelf al kon.
• Een coach. Hij wilde zijn e-mailopvolging automatiseren, en had al een nieuwsbrieftool waarmee hij downloads opvolgde. Die kan zelf een vaste reeks versturen; dat goed instellen gaat voor nabouwen.

Pas daarna: vanzelf, en regel of AI

Blijft er na de eerste vraag iets over, dan stel ik er nog twee. Moet jij het elke keer starten, of kan het vanzelf? Iets wat jij steeds zelf moet aanzwengelen, is nog geen automatisering. Kan een nieuwe bestelling of een vast tijdstip het in gang zetten, dan hoort het zo.

En is er AI voor nodig, of volstaat een vaste regel? Een vaste regel werkt als een snoepautomaat: je drukt op de knop en krijgt precies wat je verwacht, elke keer, voor weinig. AI lijkt meer op een gokkast. Krachtig waar je taal of oordeel nodig hebt, maar duurder. En hij zit er vaker naast. Een herinnering een week na levering is een regel. Een boze mail lezen en een passend antwoord klaarzetten vraagt AI.

De vaardigheid zit in durven zeggen: hier hebben we geen AI nodig. Dat klinkt vreemd uit de mond van iemand die AI inricht. Het maakt wel dat de AI die je overhoudt, iets doet wat een regel niet kan.

Zo begin je vandaag

1. Maak een screenshot van de apps in je webshop. Zet er de software naast die je verder gebruikt, zoals je boekhoudpakket, je reviewtool en je mailprogramma.
2. Schrijf op wat je wilt automatiseren, en kijk per punt of een van die apps het al doet, of het pakket erboven.
3. Zoek naar dubbelingen: twee apps die hetzelfde doen. Een ervan kan weg.
4. Toets wat overblijft aan de andere twee vragen: kan het vanzelf, en is een vaste regel genoeg?
5. Laat pas daarna bouwen, en alleen wat er dan nog over is.

Het meeste werk zit in het uitzoeken: welke instelling waar zit, wat het pakket erboven kan en waar een tool ophoudt. Dat is geduldwerk, en het levert weinig op om te laten zien. Het voorkomt wel dat je laat bouwen of betaalt voor iets wat je al had.