Wat mag je AI zelf doen?

Je hebt je mailbox aan je AI gekoppeld. Hij vat de mail van vanochtend netjes samen: twee vragen over een levertijd, een klant die iets wil terugsturen en een leverancier met een nieuwe prijslijst. Dan zie je dat hij de antwoorden ook kan schrijven. En meteen komt de vraag op: kan hij straks zelf iets naar een klant sturen? Of een rij uit je voorraadlijst weggooien?

Die aarzeling is terecht en je bent de enige niet. Drie ondernemers stelden me precies deze vraag. Dat het lastig voelt, ligt niet aan jou. De vraag wordt meestal gesteld als ja of nee: mag hij zelf dingen doen of niet? Zo is hij niet te beantwoorden. Het antwoord verschilt per taak.

Deel het werk in drie lagen

Alles wat je AI voor je kan doen, valt in een van drie lagen. Lezen: samenvatten, zoeken, opzoeken. Er verandert niets. Klaarzetten: de AI maakt een concept en jij drukt op verzenden of keurt het goed. Uitvoeren: de AI doet het zelf, zonder dat jij ertussen zit.

Je begint met de eerste twee lagen. Pas als je een paar weken hebt teruggelezen dat een taak steeds klopt, schuif je die ene taak een laag op.

Lezen mag altijd

Een AI die leest, kan niets kapotmaken. Hij vat je mail samen, zoekt op wat een klant vorige maand bestelde of vindt de offerte die je kwijt was. Gaat hij de mist in, dan zie je dat aan het antwoord en vraag je het opnieuw.

Wat je hier afweegt, is wat hij mag inzien. Dat is een privacyvraag, en die beantwoord je één keer. Een reparatiebedrijf dat ik hielp, koos precies zo: de AI mag alles inzien, maar beantwoordt klanten nooit zelf.

Klaarzetten: hij schrijft, jij verstuurt

In deze laag zit het meeste werk en ook de meeste winst. Met een mailkoppeling kan de AI niet alleen lezen, maar ook een concept maken en soms zelfs versturen of verwijderen. Bij Claude vraagt hij daar standaard eerst akkoord voor. Kijk bij elke koppeling in de instellingen hoe dat staat, en laat die standaard staan.

Een sportschool wil het ook zo: de AI leest de mail en zet antwoorden klaar, de eigenaar leest ze en verstuurt zelf. Een webshopeigenaar wil mails aan klanten ook eerst als concept zien. Ik werk zelf net zo. Mijn conceptmails staan klaar in mijn mailbox, verzenden doe ik zelf.

Dat klinkt als een extra stap, maar dat valt mee. Een goed concept nalezen kost een fractie van de tijd die het schrijven kostte. En een mail die eenmaal weg is, haal je niet meer terug.

Uitvoeren: alleen wat je kunt terugdraaien

Sommig werk hoeft niet langs jou. Dezelfde webshopeigenaar laat de AI verkochte voorraad automatisch afboeken in zijn sheet. Zijn reden: hij kan het achteraf altijd nakijken. Klopt een getal niet, dan ziet hij dat en zet hij het terug. Een online spreadsheet zoals Google Sheets bewaart daarvoor een versiegeschiedenis.

Bij mij gaat het net zo. Alles wat de AI in mijn bestanden aanpast, staat in een geschiedenis. Doet hij iets wat ik niet wilde, dan zet ik de versie van gisteren terug. Of een taak in deze laag hoort, toets je met drie vragen:

• Zie ik achteraf wat hij gedaan heeft? Een wijziging die nergens zichtbaar is, kun je niet nakijken.
• Kan ik het terugdraaien? Een rij in een sheet wel. Een verstuurde mail of een betaling niet.
• Merk ik een fout eerder dan mijn klant? Zo niet, dan hoort de taak in de laag eronder.

Mail verwijderen hoort hier niet bij. Zet die handeling in de koppeling op altijd vragen.

Te voorzichtig is ook een fout

De zorg is meestal dat de AI te veel zelf doet. Het omgekeerde is net zo onhandig. Bij meer dan één klant vroeg de AI in het begin bij elke stap om goedkeuring. Dat maakte hem onbruikbaar: je zat meer te klikken dan dat je het werk zelf had gedaan.

Daarom leg je de grens niet per handeling, maar per soort taak. Lezen doet hij zonder te vragen. Klaarzetten ook, want het concept is de vraag. Alleen bij uitvoeren stopt hij waar jij dat hebt bepaald. Wat hij mag versturen of verwijderen, stel je in bij de mailkoppeling zelf: per handeling kies je of hij altijd vraagt. De rest van de indeling schrijf je in de vaste instructies van je project, dan weet hij wat hij zelf mag oppakken.

Schuif per taak een laag op

Vertrouwen bouw je per taak op. Laat de AI bijvoorbeeld eerst voorstellen welke mail bij welk label hoort. Klopt dat een paar weken lang zonder dat je iets verbetert, dan laat je hem voortaan zelf sorteren.

Sommige taken blijven voor altijd in de middelste laag, en dat is prima. Bij de ondernemers die ik hielp horen mails aan klanten daarbij. Het concept bespaart je het schrijven. De laatste blik blijft van jou.

Zo begin je vandaag

1. Schrijf op welke taken je AI nu doet of zou mogen doen, en zet achter elke taak: lezen, klaarzetten of uitvoeren.
2. Koppel je mail zo dat hij leest en concepten maakt. Verzenden doe je zelf.
3. Kies één taak die je kunt terugdraaien, zoals voorraad afboeken in een sheet met versiegeschiedenis, en laat hem die uitvoeren.
4. Stel in de mailkoppeling in dat versturen en verwijderen altijd om akkoord vragen, en zet de rest van de indeling in de vaste instructies van je project.
5. Lees een paar weken terug wat hij klaarzette en deed. Klopt een taak steeds, schuif hem dan een laag op.

Het werk zit niet in de instellingen. Die zijn zo gezet. Het zit in de weken daarna: terugkijken wat je AI deed en eerlijk besluiten welke taak hij verdiend heeft. Wie dat overslaat, geeft hem te veel of te weinig ruimte, en heeft in beide gevallen weinig aan hem.